
©Debby Termonia
Zo tof, al die fijne reacties op mijn laatste blogpost. Er waren nogal wat vragen, en dus ga ik mijn best doen om daar nog wat licht op te schijnen. En per tool uit te leggen hoe ik hem precies gebruik, in de hoop dat mijn work flow een beetje duidelijker wordt.
Mail voor Mac
Veel vertrekt vanuit mijn mailbox. Ik probeer die zo leeg mogelijk te houden, omdat ik zo hard kan genieten van die dertien seconden per jaar waarop ik al mijn mails heb afgewerkt. Als iemand me mailt met de vraag of mijn column kan ingeleverd worden op 1 november zet ik een to do met als deadline 1 november in Omnifocus en verdwijnt de mail in de map “afgewerkt”.
Omnifocus
Gebruik ik voor al mijn werk- en persoonlijke projecten. Ik was op zoek naar een systeem dat waterdicht was, en dat is Omnifocus, zo lang je maar elke mogelijke to do in de inbox stopt van zodra die zich aandient. Ik gooi er alles in en om de dag zet ik elke to do bij het juiste project. Elk artikel is bij mij een project, waaronder verschillende acties vallen. Van fotograaf bellen tot visagist boeken tot tekst laten nalezen. Mijn blog is ook een project, met de blogposts die gepland staan als verschillende acties. Wie Getting Things Done heeft gelezen weet dat het principe van het bepalen van de “volgende actie” een van de fundamenten van het systeem is. Ik werk ook op die manier. Bij de werkprojecten krijgt “tekst indienen” telkens de ultieme deadlinedatum mee, zodat alles mooi in een chronologische lijst staat.
Ik ben ook heel hard fan van de uitgestelde projecten. Dat zijn lijsten die je bijhoudt voor ooit, zonder dat ze tussen je actieve to do’s komen te staan. Wish lists, give lists, recepten die ik wil uittesten, boekjes voor Dexter, nummers die ik nog wil downloaden, ik heb voor tientallen zaken een lijstje.
Evernote
Evernote is mijn gigantische, doorzoekbare fichebak. Als ik iets niet wil vergeten, dan krijgt het een fiche. Recente fiches zijn “Quotes van Dexter”, “Factuur oktober” en “Link love 21”, waarin ik de links voor die reeks verzamel. Maar ik heb ook al mijn logins in Evernote staan, en planningen, foto’s van wijnetiketten en notitieblaadjes (die kan je ook doorzoeken als je een Premium account hebt), notities van workshops, een tabel met mijn gewicht van de laatste jaren, een lijst met wat er op dit moment in mijn diepvries zit, en nog vanalles. Ik werk niet met notitieboekjes binnen Evernote, ook zelden met tags, omdat de zoekfunctie fenomenaal is. Ik gooi er dus honderden fiches in zonder me iets van volg- of andere ordes aan te trekken, en vind alles terug in wat voor een buitenstaander vast een gigantische chaos lijkt. Ik zou nog moeilijk zonder de groene olifant kunnen, moet ik eerlijk toegeven.
Deskplanner van de Hema
Een papieren krabbelversie van mijn iCal, zonder Youri zijn gesyncte deel erop. Niet essentieel, ik vind het gewoon fijn om een overzicht te hebben en dingen te verslepen van dag of aan te duiden in fluo. Eerder “als ik dat maandag doe en dat woensdag, dan haal ik zeker mijn deadline van vrijdag” dan dat het overeen komt met wat ik in Omnifocus zet. Wie dit trouwens graag online doet kan ik Trello van harte aanraden.
To do boekje
Niet meer dan dat. Ik scheurde altijd overal blaadjes van los om ’s ochtends mijn to do’s op te krabbelen, en nu zitten ze properkes in één boekje. Want ook al zitten die doorgaans ook wel in Omnifocus, toch zie ik ze graag nog gedetailleerder staan. In Omnifocus staat niet elke dag “adverteerders terugmailen” of “brood halen”, terwijl zo’n zaken wel in mijn boekje staan.
En dat is het zowat, denk ik. Is dat een beetje duidelijk? Het lijkt veel, maar alles heeft zijn functie, en het werkt. Voor mij. Ik snap dat andere mensen heel andere werkmanieren hebben en zich niet kunnen inbeelden dat ze mijn systeem zouden moeten gebruiken.
Oh, en voor diegene die vroeg naar mijn balpenelastiek: die is van Papelote, en ik kocht hem bij Buchbar.
Hapjesprincess stelde zich de vraag wat Pocket dan weer meer kan bieden dan Evernote. Ik gebruik Evernote niet voor het bijhouden van artikels, omdat ik Pocket daar veel geschikter en vooral overzichtelijker voor vind. Dus misschien niet meer, ik vind het vooral beter geschikt voor die ene taak van bookmarken voor later.
Wil je graag meer blogposts lezen over de werkwijze van anderen?
Prinses op de kikkererwt deelt haar geheimen als onderzoekster/coach/docent.
El en Co ook.
Net als credit controller Me, myself and we.
En werkzoekende en chaoot ktrn.
En ingenieur Annelyse.
En marketeer Heidi.
Zo werkt journalist en educatief medewerker Lobke.
Zo werkt freelancer vertaler Judith.
Coördinator Céline.
Vos is directiesecretaresse.
Patricia is beleidsmedewerkster bij de overheid.
Webkim, webwinkeleigenaar.
Suzanne, zelfstandig ondernemer.
Saturnein, boekhouder/personeelsverantwoordelijke.
Netsensei, web developer.
Miss Pixie, zorgleerkracht.
Miss Caesar, leerkracht volwassenenonderwijs.
Zo cool om lezen, bedankt aan iedereen die al heeft meegespeeld of plannen heeft! Geweldig inspirerend om te zien hoe andere mensen het aanpakken.