Zo tof, al die fijne reacties op mijn laatste blogpost. Er waren nogal wat vragen, en dus ga ik mijn best doen om daar nog wat licht op te schijnen. En per tool uit te leggen hoe ik hem precies gebruik, in de hoop dat mijn work flow een beetje duidelijker wordt.

Mail voor Mac

Veel vertrekt vanuit mijn mailbox. Ik probeer die zo leeg mogelijk te houden, omdat ik zo hard kan genieten van die dertien seconden per jaar waarop ik al mijn mails heb afgewerkt. Als iemand me mailt met de vraag of mijn column kan ingeleverd worden op 1 november zet ik een to do met als deadline 1 november in Omnifocus en verdwijnt de mail in de map “afgewerkt”.

Omnifocus

Gebruik ik voor al mijn werk- en persoonlijke projecten. Ik was op zoek naar een systeem dat waterdicht was, en dat is Omnifocus, zo lang je maar elke mogelijke to do in de inbox stopt van zodra die zich aandient. Ik gooi er alles in en om de dag zet ik elke to do bij het juiste project. Elk artikel is bij mij een project, waaronder verschillende acties vallen. Van fotograaf bellen tot visagist boeken tot tekst laten nalezen. Mijn blog is ook een project, met de blogposts die gepland staan als verschillende acties. Wie Getting Things Done heeft gelezen weet dat het principe van het bepalen van de “volgende actie” een van de fundamenten van het systeem is. Ik werk ook op die manier. Bij de werkprojecten krijgt “tekst indienen” telkens de ultieme deadlinedatum mee, zodat alles mooi in een chronologische lijst staat.

Ik ben ook heel hard fan van de uitgestelde projecten. Dat zijn lijsten die je bijhoudt voor ooit, zonder dat ze tussen je actieve to do’s komen te staan. Wish lists, give lists, recepten die ik wil uittesten, boekjes voor Dexter, nummers die ik nog wil downloaden, ik heb voor tientallen zaken een lijstje.

Evernote

Evernote is mijn gigantische, doorzoekbare fichebak. Als ik iets niet wil vergeten, dan krijgt het een fiche. Recente fiches zijn “Quotes van Dexter”, “Factuur oktober” en “Link love 21”, waarin ik de links voor die reeks verzamel. Maar ik heb ook al mijn logins in Evernote staan, en planningen, foto’s van wijnetiketten en notitieblaadjes (die kan je ook doorzoeken als je een Premium account hebt), notities van workshops, een tabel met mijn gewicht van de laatste jaren, een lijst met wat er op dit moment in mijn diepvries zit,  en nog vanalles. Ik werk niet met notitieboekjes binnen Evernote, ook zelden met tags, omdat de zoekfunctie fenomenaal is. Ik gooi er dus honderden fiches in zonder me iets van volg- of andere ordes aan te trekken, en vind alles terug in wat voor een buitenstaander vast een gigantische chaos lijkt. Ik zou nog moeilijk zonder de groene olifant kunnen, moet ik eerlijk toegeven.

Deskplanner van de Hema

Een papieren krabbelversie van mijn iCal, zonder Youri zijn gesyncte deel erop. Niet essentieel, ik vind het gewoon fijn om een overzicht te hebben en dingen te verslepen van dag of aan te duiden in fluo. Eerder “als ik dat maandag doe en dat woensdag, dan haal ik zeker mijn deadline van vrijdag” dan dat het overeen komt met wat ik in Omnifocus zet. Wie dit trouwens graag online doet kan ik Trello van harte aanraden.

To do boekje

Niet meer dan dat. Ik scheurde altijd overal blaadjes van los om ’s ochtends mijn to do’s op te krabbelen, en nu zitten ze properkes in één boekje. Want ook al zitten die doorgaans ook wel in Omnifocus, toch zie ik ze graag nog gedetailleerder staan. In Omnifocus staat niet elke dag “adverteerders terugmailen” of “brood halen”, terwijl zo’n zaken wel in mijn boekje staan.

En dat is het zowat, denk ik. Is dat een beetje duidelijk? Het lijkt veel, maar alles heeft zijn functie, en het werkt. Voor mij. Ik snap dat andere mensen heel andere werkmanieren hebben en zich niet kunnen inbeelden dat ze mijn systeem zouden moeten gebruiken.

Oh, en voor diegene die vroeg naar mijn balpenelastiek: die is van Papelote, en ik kocht hem bij Buchbar.

Hapjesprincess stelde zich de vraag wat Pocket dan weer meer kan bieden dan Evernote. Ik gebruik Evernote niet voor het bijhouden van artikels, omdat ik Pocket daar veel geschikter en vooral overzichtelijker voor vind. Dus misschien niet meer, ik vind het vooral beter geschikt voor die ene taak van bookmarken voor later.

Wil je graag meer blogposts lezen over de werkwijze van anderen?

Prinses op de kikkererwt deelt haar geheimen als onderzoekster/coach/docent.
El en Co ook.
Net als credit controller Me, myself and we.
En werkzoekende en chaoot ktrn.
En ingenieur Annelyse.
En marketeer Heidi.
Zo werkt journalist en educatief medewerker Lobke.
Zo werkt freelancer vertaler Judith.
Coördinator Céline.
Vos is directiesecretaresse.
Patricia is beleidsmedewerkster bij de overheid.
Webkim, webwinkeleigenaar.
Suzanne, zelfstandig ondernemer.
Saturnein, boekhouder/personeelsverantwoordelijke.
Netsensei, web developer.
Miss Pixie, zorgleerkracht.
Miss Caesar, leerkracht volwassenenonderwijs.

Zo cool om lezen, bedankt aan iedereen die al heeft meegespeeld of plannen heeft! Geweldig inspirerend om te zien hoe andere mensen het aanpakken.

Eén van mijn favoriete dingen op internet naast filmpjes van mensen die vallen is de How I Work-reeks van Lifehacker. In die reeks delen geweldig boeiende mensen hun werkroutines en shortcuts. Aangezien niemand bij Lifehacker mij geweldig boeiend genoeg schijnt te vinden om een lijntje mijn richting uit te gooien deel ik het dan maar zelf.

Huidige job: freelance journalist voor De Standaard Magazine en Sanoma Magazines Belgium
Huidige mobiele toestellen: iPhone 6, iPad 3, Kindle Paperwhite
Huidige computer: Macbook Pro Retina

Zonder welke apps/tools/software kun jij niet werken en waarom?

Als het op plannen en to do lijstjes aankomt reken ik volledig op de magische krachten van Omnifocus. Ik kocht dit programma na het lezen van Getting Things Done van David Allen, omdat de interface voort borduurt op dat systeem. En hoewel ik het boek dringend nog eens zou moeten herlezen helpt het me wel nog steeds om zo efficiënt mogelijk te werken en niet te verzuipen in de chaos van verschillende opdrachten voor verschillende opdrachtgevers die allemaal door elkaar lopen en waarbij een fotograaf vergeten te bellen betekent dat ik serieus in de shit raak. En ik niet alleen.

Evernote is dan weer mijn trouwe buddy om allerhande notities bij te houden, of foto’s van een bord met treinuren die ik later nog nodig kan hebben, of het etiket van de beste wijn ooit. Ik steek er mijn najaarsplanning voor de krant in, heb een file voor elke opdracht waarop ik de telefoonnummers van mensen die van belang zijn voor een stuk bijhoud. Alles synct tussen mijn iPad, laptop en iPhone, perfect voor als ik onderweg ben en tijd over heb om een telefoontje te plegen. Ook handig voor notities van vergaderingen, bijvoorbeeld.

Mijn desktop planner van de Hema. Elke zondagavond hou ik me een half uur bezig met het plannen van mijn week. En ja, ik gebruik iCal als een bezetene, maar deze papieren planner heb ik om mijn to do’s visueel te plannen en dingen op te schrijven als: “eten dat op moet: 6 eitjes, restje rijst, pitabroodjes” en “ZWEMMEN!”. Ik zet er ook mijn weekmenu op. In principe zou ik ook zonder de planner kunnen, maar ik hou van het doorstrepen en plannen en uittekenen van mijn week op papier, omdat het zorgt voor overzicht en rust in mijn hoofd. En het eet geen brood, so there.

Voor de rest gebruik ik Pocket om artikels te bookmarken waar ik geen tijd voor heb, Bloglovin’ om blogs te lezen, Write voor iPad om onderweg stukjes te schrijven, en Simplenote om snel iets te noteren dat ik niet mag vergeten.

Hoe ziet je bureau eruit?

Ik heb geen bureau. Of beter: ik heb er twee. Soms drie. Ik werk of thuis, waar mijn bureauruimte door omstandigheden een kinderkamer is geworden en ik als een sukkelaar op een slechte stoel aan de salontafel werk. Wat nefaste gevolgen heeft voor de huidige staat van mijn rug. Om niet hele dagen alleen thuis te zitten werk ik enkele keren per week in het bedrijf van mijn speciale andere, en heel af en toe werk ik nog eens op een waarachtige redactie. Mijn bureau ziet er dus elke dag anders uit, en altijd zonder kadertjes aan de muur.

Wat is je beste tijdsbesparende shortcut/lifehack?

Ik heb soms een beetje last van de afleiding van sociale media. Als ik voel dat ik de focus van een Jack Russel op speed heb zet ik mijn Pomodoro timer aan. Het systeem bestaat eruit om in hypergefocuste blokken van 25 minuten te werken met korte pauzes tussen. Ik doe het niet elke dag, maar als ik het doe krijg ik wel zot veel gedaan. En ik ben al zo’n rappe.

Wat is je favoriete to do list manager?

Naast Omnifocus op scherm heb ik een notitieboekje dat ik enkel gebruik voor mijn to do’s. Elke dag een pagina, waarop ik zoveel mag krabbelen en schrappen als ik wil. Daarop staan ook dingen die anders mijn officiële lijst niet halen, zoals “keuken opruimen” en “naar meme bellen”. Het marcheert, dus ik ben blij.

Is er naast je telefoon en computer een gadget waar je niet zonder kan?

Mijn Kindle, omdat ik het geweldig vind dat ik altijd een berg boeken in mijn handtas heb zitten en dat ding nooit meer dan 206 gram weegt. En aangezien ik moet vertrouwen op de batterij van mijn iPhone en we allemaal weten wat voor een geweldig slecht idee dat is ben ik ook wel content met mijn mobiele lader van Innergie.

In welke alledaagse bezigheid ben jij beter dan de rest? Wat is je geheim?

Ik hoor vaak dat ik zo georganiseerd ben, en dat is ook zo. Dat is vooral omdat ik zot word van chaos. Ik hou niet van mensen die beloven dat ze gaan bellen en dan niet bellen. Ik hou niet van mensen die te laat komen, of zelfs niet. Ik hou niet van mensen die zeggen dat ze iets gaan doen en het dan niet doen, of enkel nadat je ze zevenendertig keer hebt gebeld of gemaild. Als ik zeg dat ik iets ga doen, dan probeer ik het ook echt te doen. En dus wil dat zeggen dat alles waarop ik ja zeg in mijn inbox van Omnifocus wordt gezet, om dan later in de juiste lijst te verdwijnen met de juiste afhandelingsdatum. Ik heb een behoorlijk slecht geheugen, en ik weiger mij daarbij neer te leggen. Ik lijk dus heel goed in onthouden en doen wat ik zeg dat ik ga doen, maar dat is alleen maar omdat ik dat van mezelf eis. Het komt niet natuurlijk. At all.

Waar luister je naar terwijl je werkt?

Allerliefst het geluid van de stilte. Als ik thuis werk gaat er geen radio aan. Soms, als ik mijn namiddagdip heb bereikt en het beste eraf is, steek ik Spotify even in gang, maar het mag allemaal niet te lang duren. Ik word erg snel afgeleid, en kan bijvoorbeeld ook niet goed lezen als de tv aanligt.

Wat ben je op dit moment aan het lezen?

Spent: Exposing our complicated relationship with shopping en net begonnen in De waarheid over de zaak Harry Quebert. Maar ik heb nog altijd een beetje last van de combinatie jetlag winteruur, dus het valt wat tegen qua concentratie.

Ben je eerder een introvert of een extrovert?

Een introvert die geweldig haar best doet om te doen alsof ze extrovert is.

Hoe ziet je slaaproutine eruit?

Ik ben een ochtendmens en werk het best vroeg. Ik heb al vaak gedacht dat om vijf uur opstaan om een paar uur in alle stilte te werken zo hard mijn ding zou zijn. Maar zoals het nu is zit ik meestal rond tien uur in bed en slaap ik tot zes. Works like a charm.

Vul in: ik zou graag _____________ deze vraagjes laten beantwoorden.

Jou! Iedereen! Ik vind dit boeiend, dus doe zeker mee op je eigen blog en dan kom ik gegarandeerd lezen. Post wel even een link hierheen en in de comments, dan. Voor de rest zou ik het tof vinden om te lezen hoe Steve Jobs werkte, of Walt Disney, of Leo Babauta van Zen Habits, en Gala Darling. To name a few.

Wat is het beste advies dat je ooit kreeg?

“Al de andere mensen doen ook maar iets”.

Is er iets dat je hieraan wilt toevoegen dat ook interessant kan zijn voor je lezers?

Ik geloof heel hard in voorbereiding. Ik weet dat dat niet voor iedereen zo is, en ik heb soms het gevoel dat mensen mijn geplan een beetje freaky vinden. Dat is vast ook zo, ik hou van controle en lijstjes en doorstrepen. Niet omdat dat zo geweldig is, maar omdat ik niet hou van de stress van onderweg zijn en iemand willen bereiken maar het telefoonnummer niet zitten hebben. Of van vergaderingen waarop mensen een uur nodig hebben om na te denken, terwijl ik al op voorhand heb nagedacht zodat ik andere mensen hun kostbare tijd niet ter plekke moet verspillen. Van door een supermarkt lopen terwijl ik doodop ben en enkel maar zin hebben om naar diepvriespizza te grijpen, omdat ik op vrijdag geen weekmenu heb gemaakt. Ik begin meer en meer in te zien dat tijd het kostbaarste is dat ik heb, en ik merk dat voorbereiding heel veel frustratie wegneemt. Maar dat is vaneigens persoonlijk.

Zin om mee te doen? Ik zou het helemaal geweldig vinden om te lezen hoe jij werkt. Deel zeker een link in de comments als je erover hebt geblogd, en link even naar hier in je post.