Hoe ik werk: mijn tools en hoe ik ze gebruik

©Debby Termonia

©Debby Termonia

Zo tof, al die fijne reacties op mijn laatste blogpost. Er waren nogal wat vragen, en dus ga ik mijn best doen om daar nog wat licht op te schijnen. En per tool uit te leggen hoe ik hem precies gebruik, in de hoop dat mijn work flow een beetje duidelijker wordt.

Mail voor Mac

Veel vertrekt vanuit mijn mailbox. Ik probeer die zo leeg mogelijk te houden, omdat ik zo hard kan genieten van die dertien seconden per jaar waarop ik al mijn mails heb afgewerkt. Als iemand me mailt met de vraag of mijn column kan ingeleverd worden op 1 november zet ik een to do met als deadline 1 november in Omnifocus en verdwijnt de mail in de map “afgewerkt”.

Omnifocus

Gebruik ik voor al mijn werk- en persoonlijke projecten. Ik was op zoek naar een systeem dat waterdicht was, en dat is Omnifocus, zo lang je maar elke mogelijke to do in de inbox stopt van zodra die zich aandient. Ik gooi er alles in en om de dag zet ik elke to do bij het juiste project. Elk artikel is bij mij een project, waaronder verschillende acties vallen. Van fotograaf bellen tot visagist boeken tot tekst laten nalezen. Mijn blog is ook een project, met de blogposts die gepland staan als verschillende acties. Wie Getting Things Done heeft gelezen weet dat het principe van het bepalen van de “volgende actie” een van de fundamenten van het systeem is. Ik werk ook op die manier. Bij de werkprojecten krijgt “tekst indienen” telkens de ultieme deadlinedatum mee, zodat alles mooi in een chronologische lijst staat.

Ik ben ook heel hard fan van de uitgestelde projecten. Dat zijn lijsten die je bijhoudt voor ooit, zonder dat ze tussen je actieve to do’s komen te staan. Wish lists, give lists, recepten die ik wil uittesten, boekjes voor Dexter, nummers die ik nog wil downloaden, ik heb voor tientallen zaken een lijstje.

Evernote

Evernote is mijn gigantische, doorzoekbare fichebak. Als ik iets niet wil vergeten, dan krijgt het een fiche. Recente fiches zijn “Quotes van Dexter”, “Factuur oktober” en “Link love 21”, waarin ik de links voor die reeks verzamel. Maar ik heb ook al mijn logins in Evernote staan, en planningen, foto’s van wijnetiketten en notitieblaadjes (die kan je ook doorzoeken als je een Premium account hebt), notities van workshops, een tabel met mijn gewicht van de laatste jaren, een lijst met wat er op dit moment in mijn diepvries zit,  en nog vanalles. Ik werk niet met notitieboekjes binnen Evernote, ook zelden met tags, omdat de zoekfunctie fenomenaal is. Ik gooi er dus honderden fiches in zonder me iets van volg- of andere ordes aan te trekken, en vind alles terug in wat voor een buitenstaander vast een gigantische chaos lijkt. Ik zou nog moeilijk zonder de groene olifant kunnen, moet ik eerlijk toegeven.

Deskplanner van de Hema

Een papieren krabbelversie van mijn iCal, zonder Youri zijn gesyncte deel erop. Niet essentieel, ik vind het gewoon fijn om een overzicht te hebben en dingen te verslepen van dag of aan te duiden in fluo. Eerder “als ik dat maandag doe en dat woensdag, dan haal ik zeker mijn deadline van vrijdag” dan dat het overeen komt met wat ik in Omnifocus zet. Wie dit trouwens graag online doet kan ik Trello van harte aanraden.

To do boekje

Niet meer dan dat. Ik scheurde altijd overal blaadjes van los om ’s ochtends mijn to do’s op te krabbelen, en nu zitten ze properkes in één boekje. Want ook al zitten die doorgaans ook wel in Omnifocus, toch zie ik ze graag nog gedetailleerder staan. In Omnifocus staat niet elke dag “adverteerders terugmailen” of “brood halen”, terwijl zo’n zaken wel in mijn boekje staan.

En dat is het zowat, denk ik. Is dat een beetje duidelijk? Het lijkt veel, maar alles heeft zijn functie, en het werkt. Voor mij. Ik snap dat andere mensen heel andere werkmanieren hebben en zich niet kunnen inbeelden dat ze mijn systeem zouden moeten gebruiken.

Oh, en voor diegene die vroeg naar mijn balpenelastiek: die is van Papelote, en ik kocht hem bij Buchbar.

Hapjesprincess stelde zich de vraag wat Pocket dan weer meer kan bieden dan Evernote. Ik gebruik Evernote niet voor het bijhouden van artikels, omdat ik Pocket daar veel geschikter en vooral overzichtelijker voor vind. Dus misschien niet meer, ik vind het vooral beter geschikt voor die ene taak van bookmarken voor later.

Wil je graag meer blogposts lezen over de werkwijze van anderen?

Prinses op de kikkererwt deelt haar geheimen als onderzoekster/coach/docent.
El en Co ook.
Net als credit controller Me, myself and we.
En werkzoekende en chaoot ktrn.
En ingenieur Annelyse.
En marketeer Heidi.
Zo werkt journalist en educatief medewerker Lobke.
Zo werkt freelancer vertaler Judith.
Coördinator Céline.
Vos is directiesecretaresse.
Patricia is beleidsmedewerkster bij de overheid.
Webkim, webwinkeleigenaar.
Suzanne, zelfstandig ondernemer.
Saturnein, boekhouder/personeelsverantwoordelijke.
Netsensei, web developer.
Miss Pixie, zorgleerkracht.
Miss Caesar, leerkracht volwassenenonderwijs.

Zo cool om lezen, bedankt aan iedereen die al heeft meegespeeld of plannen heeft! Geweldig inspirerend om te zien hoe andere mensen het aanpakken.

Reacties

  1. Joepie, een vervolg!
    Door jou het zo zien te vertellen lijkt het allemaal een fluitje van een cent.
    Maar in real life is dat wat anders, bij mij dan toch.

    Ik heb Evernote geïnstalleerd en een account gemaakt maar ik weet totaal niet wat ik daar nu precies moet mee doen. Hetzelfde met mijn notitieschriftjes, ik blijf er maar kopen maar ze blijven zo leeg.

    Blijf in elk geval blogposts schrijven als deze, het is een virtueel duwtje in mijn rug om er toch werk van te maken! ;)

    Veel liefs x

  2. De foto komt, Lilith. Op de to do voor morgen ;).

    Nog een vraagje, maar ik weet niet of je daarover wil schrijven. Ik maak zelf geen echt onderscheid meer tussen werk en huishouden in mijn systemen. Daar zitten dus zowel werkgerelateerde als thuis- en kindgerelateerde dingen in. Voor huis en kind heb ik dan nog mijn vaste huishoudstructuurtjes zoals elke avond drie keer 15 minuten huishouden (15 min opruimen + afwassen, 15 min een bepaalde plek aanpakken, zoals de garage, de kapstok, het washok en 15 min strijken – zo blijft het met 45 min per dag onder controle). Hoe zit dat bij jou?

  3. Tof om lezen hoe iedereen het aanpakt! En al paar nieuwe tools ontdekt om eens uit te testen.
    Hier loopt werk en privé ook volledig door elkaar. Ik gooi alles in Evernote :-)

  4. Man, where has ‘Evernote’ been all my life?!
    Supertips en een geweldige trigger om eindelijk al mijn lijstjes eens deftig te bundelen en te beheren, ZO hard bedankt voor de tips!
    Resultaat so far: ik stuurde net via Evernote het boodschappenlijstje voor vanavond door naar manlief, ik deed gisteren éindelijk die upgrade van m’n Macbook die ik eigenlijk al maanden moest doen, ik kuiste m’n mailbox op en heb al een twintigtal notities in Evernote gemaakt die ik vandaag al verschillende keren kon raadplegen.
    Lijstjesfreak die ik ben, word ik hier zo.enorm.blij.van! Danku Lilith!

  5. Sofie

    Geweldige posts. enorm nuttige tips! Erg inspirerend! Ik heb nog een vraagje over boodschappenlijstjes. Gebruik je daar iets electronisch voor? Ik gebruik MyShopi wat wel werkt maar het zou leuk zijn als er een manier zou zijn om recepten op te slaan zodat je niet steeds alle ingrediënten moet intypen. Is er een app die dat kan?

  6. veerle

    eindelijk, eindelijk heb ik de handleiding bij evernote eens gelezen. Ik had het geïnstalleerd, maar wist totaal niet wat ik ermee moest doen.
    Nu nog niet helemaal, maar ik heb het al gebruikt, joehoe!
    Kelly, alweer iemand die je hebt kunnen motiveren. Alweer een pluim op je hoed!

  7. sitre

    heel veel Apple-gebruikers…
    iemand die goeie android-apps kent die vergelijkbaar zijn?

  8. Ik ben EXTREEM geïntimideerd door al die georganiseerde mensen. Wàààt?! Ik ben al trots als ik erin slaag om afspraken in m’n agenda te zetten en die ook aan m’n lief te laten weten. Chapeau, echt waar.

  9. In één van mijn blogposten van vandaag, heb ik hou genoemd als inspiratiebronnetje. Je hebt me nl. de app Wunderlist leren kennen. Ik heb naar je gelinkt. Groeten x

  10. Door jouw blogboek ben ik nu meer en meer Pocket gaan gebruiken. En idd, ik snap al wat je bedoelt :) Het is idd overzichtelijker in pocket. Op dit moment gebruik ik evernote nog om recepten dat ik ooit eens wil maken op te slaan. Maar daarvoor gebruik ik ook Pinterest. Op de duur ben ik met te veel verschillende dingen bezig, waardoor het niet meer overzichtelijk is ! Haha, maar das dan weer omdat ik te veel apps begin te gebruiken. Soms wil je zo gestructureerd zijn, dat het net niet meer gestructureerd is. Maar heel leuk artikel !!! Ik bewonder je structuur :)

  11. Kimmie

    De digitale wereld van organiseren, sorteren en visualiseren is binnen mijn job als opvoedster niet echt aan de orde. Dus voor mij nog steeds het vele gebruik van papiertjes. Al tijdje op zoek naar de balpennenelastiek… Zouden die ergens in West-Vlaanderen ook te verkrijgen zijn?

    Ik geniet hier van alle leerrijke berichten, trouwe lezer geworden!!
    Dikke merci…voor zoveel meer dan je denkt!!

  12. Hi Lillith,

    Ik ben momenteel aan het opstarten, en herinnerde me deze blogpost van jou, handig! Omnifocus wordt zeker gestest! Nog een vraagje: Wat doe jij met al je bestanden? Gewoon opslaan op computer en back-uppen op een harde schijf, of gebruik je bijv. Dropbox (gratis of betalende versie?). Alvast bedankt!

Reageer zelf

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>