Toen ik een tijd geleden een foto deelde op Instagram van Getting Things Done, het boek van David Allen dat ik aan het herlezen was, kreeg ik behoorlijk wat vragen. Dat verbaasde me. Doordat ik zijn systeem al jaren gebruik om mijn to do’s te organiseren ging ik er precies van uit dat andere mensen vast ook een dergelijk systeem gebruiken. Omdat ik me niet kan voorstellen hoe je het anders doet, zonder te verzuipen in wat er dagelijks op je afkomt van dingen die gedaan en onthouden moeten worden.

Dat bleek evenwel helemaal niet zo te zijn, en heel veel mensen wilden weten hoe ik het dan precies aanpak en wat dat magische systeem dan wel is, dat ervoor zorgt dat ik continu mensen verbaas door iets voor hen mee te brengen waarvan ze zelf vergeten waren dat ze het me hadden gevraagd. #tadaaaa #partytrick

Een tijdje geleden schreef ik er dit over voor De Standaard Magazine:

Je uitstelgedrag te lijf met Getting Things Done

Ik val op regelmatige basis ten prooi aan één van de grootste ziektes van deze tijd: systematisch overweldigd raken. Door het aantal mails dat elk uur mijn mailbox binnenkomt, door de aanhoudende stroom facebookstatussen van vrienden die ik niet wil missen, door de dertig afspraken die ik nog moet regelen en door het constant knagende gevoel dat ik ondertussen ook nog eens vijfentwintig andere dingen aan het vergeten ben. Het is een gevoel waar ik bijzonder weinig levensvreugde uit weet te putten, en ik blijk lang niet de enige te zijn: duizenden surfers googelen zich op dagelijkse basis suf, op zoek naar een remedie voor krak hetzelfde probleem. Eén van de takken waar zij zich wanhopig aan vastklampen lijkt David Allen te zijn. De Amerikaan verkocht sinds het verschijnen van zijn boek ‘Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity’ in 2001 meer dan een half miljoen exemplaren van zijn productiviteitsreligie. Op Twitter hangen elke dag een kleine anderhalf miljoen volgelingen aan ’s mans lippen, en over de hele wereld verdringen mensen zich om één van zijn dure seminaries te kunnen bijwonen. Allemaal met één doel voor ogen: dingen gedaan krijgen, Getting Things Done.

Open eindjes
Het devies van mijn moeder was nochtans simpel, in mijn tijd, en overweldigend goedkoop: als je iets gedaan wil krijgen moet je eraan beginnen. Ook nog: altijd eerst datgene doen dat je minst graag doet, om daarna over te gaan op wat leuker is. Waarom zou ik dan in godsnaam betalen voor Allen’s boek, laat staan voor een duur seminarie, kun je je dan afvragen. Wel. Volgens Allen hangt er boven de werkdag van de gemiddelde hedendaagse mens een wolk van zich constant opstapelende verplichtingen met een open einde. Mails blijven onbeantwoord in je inbox hangen voor later, gesprekken met een collega in de gang worden afgebroken met “we bespreken het nog wel”, en zo komt het dat jij en ik en alle mensen om ons heen op de meest onmogelijke momenten erg ongemakkelijk worden van alles dat nog gedaan moet worden. Vaak om drie uur ’s nachts, als de slaap niet wil komen en dat alles nog honderd keer erger doet lijken dan het eigenlijk is.

Free your mind
En dan is daar dus David Allen. Zijn succes is niet alleen overweldigend in de boekhandel, ook het internet bulkt van de websites rond zijn GTD-systeem, en de tools en applicaties die erop gebaseerd zijn verkopen als zoete broodjes.
Allen’s idee is nochtans vrij simpel: free your mind, and the rest will follow. Zet alle zorgen en to do’s en niet vastgeknoopte eindjes uit je hoofd door te beginnen met ze op te schrijven. Allemaal, zonder ook maar één item over te slaan. Niet het feit dat je al een jaar die keukenkast moet leegmaken, niet dat je een fles tapijtreiniger moet meebrengen als je de volgende keer in de supermarkt staat, en ook niet dat dat belastingsformulier nu toch al heel lang in je richting aan het grijnzen is. Alles vanuit je hoofd op papier gooien, zegt David Allen. Ook al duurt het uren, toch doen! En dus schrijf ik mezelf te pletter, breek ik mijn hoofd over verbouwingswerken die maar binnen een half jaar op de planning staan maar waar ik eigenlijk best al één en ander voor kan regelen, en als ik klaar ben, denk ik nog een uurtje langer na. Hoe langer ik dat doe, hoe langer mijn lijst wordt, tot ik echt het gevoel heb helemaal leeg geschreven te zijn. Volgens Allen is er maar één perfecte uitkomst bij deze oefening: letterlijk niks meer aan je hoofd hebben. Geen to do itempje dat nog ergens achter in je hoofd kan rondzweven, om dan op een ongepast moment meedogenloos toe te slaan. Niks overhouden. Een hoofd waar geen sprietje wind meer doorwaait. Pas dan is je mind sweep geslaagd.

Acties, en volgende acties
Als je mindsweep achter de rug is is het tijd voor één van Allen’s volgende stokpaardjes: de ‘volgende actie’. Volgens de auteur komen veel gevoelens van onzekerheid voort uit het feit dat onze doelen te vaag geformuleerd zijn. Hij laat de deelnemers aan zijn seminaries voor elk to do-item dat ze tijdens hun mind sweep hebben opgeschreven een volgende actie aanduiden, die de zaken in de goede richting zal doen evolueren. Staat er “tuin opruimen”, dan is de volgende actie misschien wel “compostzakken kopen”. Zijn de compostzakken ingeslagen, dan kan je overgaan tot de volgende stap in het opruimproces. Et voila, zolang je stapje per stapje dingen afwerkt kom je er wel, verzekert Allen, en blijft wat je te doen staat overzichtelijk. Bij wijze van aanvulling voegt hij eraan toe dat geen enkele meeting mag eindigen zonder dat iedere deelnemer zijn volgende actie kent.
Tijd om de proef op de som te nemen. Het duurt een tijdje voor ik voor elk item een volgende actie heb bepaald, en soms voelt het echt heel stom en regelneverig om letterlijk al die acties tot in de details te noteren, maar het werkt wel. Als ik er klaar mee ben heb ik het gevoel dat alle losse eindjes zwart op wit staan, en ik dus even nergens meer aan moet denken. Ik ben er ook voor het eerst in een lange tijd van overtuigd dat ik niks over het hoofd heb gezien.

Context is alles
Eens het aanduiden van volgende acties achter de kiezen, is het tijd om je to do items te ordenen. Niet volgens prioriteit, zoals ik het gewoonlijk aanpak, wel volgens context. Alle telefoontjes bij elkaar, zodat je als je even een kwartier over hebt in de buurt van een toestel voluit gebruik kan maken van de mogelijkheden. Alle mails bij elkaar, alle aankopen die je nog moet maken op één lijstje, zodat je het bijhebt als je in de winkel staat. Kan je geen volgende actie bedenken voor een to do? Dan is de kans groot dat je het gewoon moet opbergen in een mapje, voor verder nazicht. Ook daar heeft Allen regeltjes voor. Alleen is het hele werkje zo omslachtig dat ik dit deel van zijn theorie snel aan me laat voorbijgaan. Foldertjes maken met lettertjes op zodat je alles mooi kan klasseren, ik heb de indruk dat dit net iets te weinig spek naar mijn bek is en haak af. Sorry, David.

Werkt het ook?
Neem het aan van een chaoot die de chaos in haar hoofd plots op een relatief korte tijdspanne grotendeels geëlimineerd zag: hoe zweverig het systeem van David Allen bijtijds mag klinken (zo raadt hij zijn volgelingen aan om projecten te bekijken alsof je er op een bepaalde hoogte boven zweeft, om maar iets te noemen), het zorgt er wel voor dat je dingen gedaan krijgt. Ik werd geholpen in mijn organisatorische queeste door een productiviteitsapplicatie met de naam “Omnifocus”, die volledig ontwikkeld is om het volgers van het GTD-principe extreem makkelijk te maken. Want te bekijken op mijn computer, en gesynchroniseerd met mijn smartphone. Komt er een mail of een telefoontje binnen, dan zit ik met één toetsencombinatie in mijn inbox, waar ik er een aantekening van kan maken. Mind gesweept. Elke morgen overloop ik mijn inbox en de rest van mijn geplande activiteiten voor de dag, bij een kopje thee. En het moet gezegd: ik voel me een pak rustiger dan anders.
Onthou ik echt alles? Natuurlijk niet, maar na een paar dagen merk ik dat het wel een reflex wordt om alles direct in mijn inbox te gooien, voor latere review.
Het grote voordeel van letterlijk alle to do items te zien staan in een overzichtelijk contextlijstje is dat ik dingen ook echt in gang steek, zoals het legen van mijn kleerkast en het wegbrengen van de zakken naar het containerpark. Elke to do die ik kan afvinken geeft me zo’n fijn gevoel dat ik me voorneem om te proberen elke dag minstens twee huishoudelijke taken weg te werken. Van vinkjes zetten word je vrolijk, zo blijkt!

Conclusie:
Zoals met zoveel systemen is er maar één gigantische adder onder het gras: laat je je consequentie om dingen bij te houden en te reviewen even varen, dan ben je verbazingwekkend snel terug naar af. Getting Things Done werkt fantastisch, en er bestaan heerlijke zakboekjes en computerprogramma’s voor, maar eerlijk: het vergt wel wat werk en volharding om je systeem op de rails te houden. En toch zou het bovenaan op iedereen’s to do lijstje moeten staan, vind ik na een week volharden in de boosheid. Dat bijna niet voelbare briesje van gemoedsrust dat na een paar dagen hardnekkig GTD-en door je hoofd waait: niet minder dan onbetaalbaar.

Nog enkele GTD-stokpaardjes
– de twee minutenregel: alles dat je binnen de twee minuten kunt uitvoeren voer je volgens Allen best meteen uit. Duurt het langer, dan kan je het in je inbox zetten om later in de juiste context te plaatsen, of je kan de taak aan iemand anders delegeren.
– inbox nul: elke mail moet direct behandeld worden, want een volle inbox zorgt voor stress en onrust. Eens behandeld stop je je mail in een mailmapje, zodat het niet meer in je zicht staat. Kan je niet direct iets doen, maak er dan een to do item van.
– het reviewmoment: je lijst in je inbox bekijk je best met enige regelmaat. Bepaal je volgende acties en je contexten bij voorkeur één keer per dag, op een vast tijdstip. Zo blijf je helemaal mee.

Meer lezen? Ook Prinses op de kikkererwt kan niet zonder het systeem, en ik plan binnenkort nog een post met hoe ik het dan concreet aanpak en welke lijsten ik heb staan en in welk programma, als daar interesse voor zou zijn.

Nog vragen of opmerkingen? Ik lees ze graag in de comments!

(Dit stuk verscheen eerder in De Standaard Magazine)